۵s و نگاهی مختصر بر آن

در زندگی روزمره و زندگی کاری بسیار اتفاق می افتد که زمان و انرژی ما, صرف یافتن وسایل و یا ابزارهایی می گردد که جای آن ها را فراموش کرده و یه در انبوهی از وسایل دیگر مستتر گشته اند گم کردن پرونده ها و یا فایل ها در رایانه شخصی, فراموش کردن امور ضروری,تلفن های مهم,زمان جلسات مهم,پرداختن به کار های غیر ضروری و ... منجر به کاهش بهره وری و نارضایتی ارباب رجوع در سازمان می شود. برای رهایی از چنین مشکلاتی چه باید کرد؟ 

5s راه حل مناسبی  برلی رهایی از مشکلات فوق می باشد.هدف این نظام سازمان دادن,ایجاد نظم و ترتیب,پاکیزه سازی, هماهنگی و ایجاد انضباط در محیط کاری است.

به طور کلی هدف 5s پیشگیری از اتلاف بوده و وجه تسمیه 5s از پنج واژه ژاپنی اخذ شده است: 

SEIRI/SEITON/SEISO/SEIKETSU/SHITSUKE 

هدف از اجرای 5S  

هدف اصلی از اجرای 5S بهسازی فرایندهای سازمان و حذف اتلاف منابع مادی و غیر مادی است.ولی اهداف دیگری نیز می توان از اجرای 5S انتظار داشت: 

1)افزایش سرعت 

2)حذف ضایعات 

3)افزایش بهره وری  

4)رضایت ارباب رجوع 

5)افزایش بهداشت و ایمنی 

6)ارتقای کیفیت کاری 

7)کاهش خرابی تجهیزات  

عناصر تشکیل دهنده ۵s : 

۱)تفکیک(seiri)

از دیدگاه 5s  تفکیک به معنی جداسازی وسایل و اقلام ضروری از غیرضروری می باشد. در نخستین مرحله بایستی اقلام غیر ضروری را مشخص کنیم.اقلام, غیرضروری یا دور ریختنی هستند مثل صندلی شکسته, اوراق باطله و غیره که می توانند در واحد دیگری مورد استفاده قرار گیرند که در این صورت بایستی تحویل انبار شوند.برخی از نمونه های تفکیک در محیط کار عبارت است از: 

1)بازبینی پرونده ها و فایل ها برای حذف پرونده های غیر ضروری با رعایت تشریفات مربوطه. 

2)جدا کردن اقلام,اوراق و اطلاعات لازم و کاربردی از غیر آن. 

2)نظم و ترتیب(seiton) 

پس از انجام مرحله اول بایستی اقلام ضروری در قالب یک نظام منطقی ساماندهی شوند به طوری که به سهولت قابل دسترسی باشند. در این مرحله به دنبال مرتب کردن اقلام ,اوراق و اطلاعات و تعیین جای مناسب برای هر کدام به نحوی که بتوان به سرعت به آن ها دست یافت. 

نمونه هایی از اجرای این s در محیط اداری به قرار زیر می باشد: 

1)دور از دسترس قرار دادن اشیایی که فعلا استفاده نمی شوند ولی در آینده ممکن است به کار آید. 

2)نزدیک قرار دادن اشیایی که غالبا استفاده می شوند. 

3)تمیزی(seiso) 

در دیدگاه 5s پاکیزه سازی عبارت است ازدور ریختن زوائد و پاکیزه کردن  اشیا از آلودگی ها و مواد خارجی و پیشگیری از کثیفی.به عبارت دیگر پاکیزه سازی به عنوان یک اصل همیشگی در این نظام باید مورد توجه قرار گیرد.نمونه هایی از اجرای این s در محیط اداری به قرار زیر است: 

1)دفتر کار باید همیشه پاکیزه و تمیز باشد. 

2)هیچ مورد آلودگی نباید بر روی زمین,دیوارها,روی میز و یا ...وجود داشته باشد. 

... 

4)استمرار و استاندارد سازی(seiketsu) 

استاندارد سازی عبارت است از کنترل و اصلاح دائمی اصول قبلی شامل(تفکیک,نظم و ترتیب و پاکیزگی).تاکید اصلی در استانداردسازی متوجه مدریت است که با استفاده از چک لیست های 

مناسب و استاندارد کردن مقررات,اقدامات لازم را برای برنامه ریزی و اجرای اصول قبلی فراهم آورد.نمونه هایی از اجرای این s در محیط اداری به صورت زیر فهرست می گردد: 

1)تهیه چک لیست برای کنترل دائمی و اطمینان از اجرای مراحل قبلی. 

2)به کارگیری روش های اجرایی,دستور العمل و دفترجه راهنما برای حفظ استاندارد ها. 

... 

5)تعلیم و انضباط(shitsuke) 

انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یک وظیفه خاص. نکته اصلی در این مرحله ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است.در واقع در این مرحله به دنبال فرهنگ سازی و نهادینه کردن وظایف به منظور اطمینان از اجرای 5s در همه اوقات هستیم.