مهارت‌های مدیریتی

چگونه به کارکنان خود بازخورد دهیم

به‌عنوان یک رهبر باید روی عملکرد دیگران به آنها بازخورد بدهید و در ضمن در مورد کار خودتان بازخورد بگیرید. خیلی‌ها اصولا با این ایده موافق نیستند و می‌گویند که این کار تبعات منفی دارد و تولید ناراحتی می‌کند. بازخورد دادن به ندرت بدخواهانه است. بازخورد دادن به کارکنان کمک می‌کند تا بدانند چگونه می‌توانند به برداشت‌ها و ادراکات بهتری برسند. برداشت‌ها و ادراکات لزوما همیشه با واقعیت‌ها هماهنگی ندارند.  

قدم اول: مزایا را درک کنید

دادن و گرفتن بازخورد یکی از انواع بی‌شمار برقراری ارتباط است که همه روزه در محیط کار صورت تحقق پیدا می‌کند. یکی از دلایل ناخوشایند بودن آن، این است که برخلاف بسیاری از اطلاعاتی که در محل کار می‌گیریم، بازخورد به شدت مشخص است؛ بنابراین با دریافت‌کننده آن رابطه دارد. به‌عنوان یک رهبر اگر بتوانید در مقام تشویق همکاران خود ظاهر شوید، هم به خود و هم به آنها خدمت می‌کنید. در این مورد تردیدی وجود ندارد اما بدانید که: بازخورد به اشخاص نشان می‌دهد که دیگران درباره کار آنها چه نظر و چه برداشتی دارند. دریافت‌کننده بازخورد در موقعیتی قرار می‌گیرد که تصمیم بگیرد آیا باید در شیوه‌های خود تجدیدنظر بکند یا خیر.

قدم دوم: بازخورد سازنده ارائه دهید

دادن بازخورد کار ساده‌ای نیست. بسیاری از مواقع دادن بازخورد می‌تواند سبب برداشت‌های انتقادآمیز شود و لزوما تجربه‌ای خوشایند نباشد. به روش‌های مختلف می‌توانید بدانید و بفهمید آیا بازخوردهای شما سازنده هستند یا خیر. برای مثال: مکان مناسبی را در نظر بگیرید. دقت کنید که جلسه بازخورد در مکانی خصوصی برگزار شود و شما بتوانید فارغ از هرگونه مداخله و قطع صحبت نظر خود را با دریافت‌کننده بازخورد در میان بگذارید. اگر در اداره هستید دستگاه تلفن خود را در شرایط پیام‌گیر قرار دهید و تلفن همراه خود را خاموش کنید. مطمئن شوید که از آمادگی لازم برخوردارید. نداشتن آمادگی بر شدت تنش‌های شما می‌افزاید. مراقب باشید که همه اطلاعات لازم را در اختیار داشته باشید. مطمئن شوید کسی که می‌خواهید درباره کارش بازخورد بدهید از آمادگی لازم برخوردار است. کسی را که می‌خواهید درباره‌اش بازخورد بدهید از قبل آماده کنید. مثبت باشید.

جلسه را با تعریف و تشویق شروع کنید که نشان دهد متوجه برخی از رفتارها شده‌اید و برای آنها ارزش قائلید. توجه داشته باشید که در همه جلسات بازخورد، روشی واحد، مناسب نیست. کاملا طبیعی است که برای برخورد با اشخاص مختلف به روش‌های مختلفی احتیاج دارید.

به جای شخصیت به رفتار توجه کنید. دقت کنید که همه بازخوردهای شما به جای منش و شخصیت، رفتار را مورد ارزیابی قرار دهد. همیشه ابتدا به موفقیت‌های دیگران بها بدهید تا شخصی که با او صحبت می‌کنید احساس نکند که مورد حمله واقع شده است. بعد می‌توانید درباره آنچه اتفاق می‌افتد، آنچه می‌توانید برای برطرف کردن ضعف‌ها بکنید و چگونگی کمکی که می‌توانید انجام دهید، صحبت کنید.

قبول مسوولیت کنید. به عنوان بخشی از نقش جدید خود به خاطر داشته باشید که تنها ازجانب خود حرف بزنید. از عباراتی با فاعل «من...» استفاده کنید. پای دیگران یا گروهی دیگر را به میان نکشید. از طرف مقابل بازخورد بخواهید. نشان بدهید که به آموختن علاقه‌مند هستید. به توافق‌هایی که در جریان جلسه به دست می‌آید پایبند باشید. اگر قول داده‌اید که در پروژه مشارکت بیشتری خواهید کرد، اگر قول آموزش داده‌اید، این توافق را مکتوب کنید و پای آن بایستید.

قدم سوم: بازخورد را مثبت دریافت کنید

هر اندازه که در زندگی خود صاحب تجربه باشید، دریافت بازخورد در زندگی می‌تواند به شما کمک کند. طرز واکنش‌ها نشان می‌دهد که ما کیستیم؛ بسیاری از اشخاص وقتی مورد انتقاد و داوری قرار می‌گیرند تصور می‌کنند که به شخصیت آنها توهین شده است. اگر کسی از کارتان انتقاد کرد. انتقاد را به حساب این بگذارید که دیگران شما را چگونه ارزیابی می‌کنند. به این نکته توجه داشته باشید که در بعضی از موارد بازخورد دادن بیش از این که شما را تحلیل کند شخص بازخورد دهنده را تحلیل می‌کند، اما در هر صورت بهتر این است که کسی را که شما را تحلیل کرده گرامی بدارید و به او قول بدهید که بعدا بیشتر به این موضوع فکر می‌کنید.

به هنگام دریافت بازخورد به این نکات توجه کنید: به دقت گوش بدهید، حتی اگر خود را زیر حمله احساس می‌کنید، بلافاصله حالت تدافعی نگیرید، سعی کنید بازخورد را به طور کامل درک کنید. به حرف‌های طرف مقابل خوب گوش بدهید. شتابزده نتیجه‌گیری نکنید. روش‌های گوش دادن پویا که در فوق توضیح داده شدند ممکن است در این جا برای شما مفید باشند. بپرسید تا بدانید چه می‌گویند و چرا می‌گویند. این حق شما است که از آنها توضیح بخواهید و بدانید چرا چنین بازخوردی را داده‌اند. فرض کنیم کسی که با او صحبت می‌کنید معتقد است که شما در جلسات باید بیشتر حرف بزنید. می‌توانید در این خصوص از او توضیح بیشتری بخواهید. از آنها بخواهید در صورت لزوم مثال بزنند. آرامش خود را حفظ کنید. حتی اگر احساس تنش می‌کنید سعی کنید وارد بحث و مشاجره نشوید. حرفی را که زده شده بپذیرید و در زمان دیگری با احساسات خود کنار بیایید. آرام بمانید و به بقیه بازخورد توجه کنید. دریافت بازخورد بدین معنا نیست که نتوانید با کسی که درباره شما نظر می‌دهد حرف بزنید. می‌توانید از او بپرسید آیا نظر خاصی دارد که شما بتوانید انجامش دهید. ممکن است او نداند که شما تحت چه فشارهایی بوده‌اید. شما مجبور نیستید همه حرف‌های او را بپذیرید، اما وقتی از او سوال می‌کنید نشان می‌دهید که موضوع را جدی گرفته‌اید.

قدم چهارم: ببینید چه می‌توانید بکنید که وضع بهتر شود

دادن بازخوردهای خوب و صادقانه سبب می‌شود که اشخاص از روابط و مناسبات خوبی برخوردار شوند. بعضی از سازمان‌ها از نظام بازخورد سازنده فوری بهره‌برداری فراوان کرده‌اند. این اقدام نه تنها سبب می‌شود که اشخاص از رفتارهای مخرب فاصله بگیرند، بلکه وقتی طرفین نقطه‌نظرهای خود را آگاهانه بیان می‌کنند می‌توانند از این رفتار خود سود بجویند. اگر شما فکر می‌کنید این روش‌ به سود شما و سازمان شمااست آن را با رییس یا با گروه کاری خود در میان بگذارید.

منبع: کتاب رهبری موثر کارکنان/روزنامه دنیای اقتصاد