مدیریت زمان

شما به عنوان مدیر آینده چقدر از پس مدیریت اوقات خودتون بر می آیید؟؟؟ 

 

وقت کم میارید؟ 

برنامه ریزی بلد نیستید؟؟ 

به هیچ کاریتون نمیرسید؟؟؟ 

نمیفهمید چه شکلی شب میشه؟؟؟؟ 

اصلا ساعت ها تند میگذرن و شما به هیچ کدوم از برنامه هاتون نمیرسد؟؟؟؟؟ 

... 

پس چه شکلی میخواید در آینده مدیر بشید؟!!!!!!!!!! 

. 

. 

. 

چاره ی کار شما در ادامه ی مطلب گفته شده! 

  

- نگرش افراد به زمان

نوع نگرش افراد در کشورها و فرهنگهای مختلف نسبت به زمان متفاوت است.در بعضی از فرهنگها زمان بسیار محدود و بنابراین برنامه ریزی و مدیریت زمان اجتناب ناپذیر است.اما در مورد کشورهای کمتر توسعه یافته همانند ایران، زمان قربانی اصلی بی برنامگی ها ی ماست.چه بسا افرادی برای خود برنامه ریزی بسیار مدون و منعطفی نیز داشته باشند ،اما بی برنامگی هایی که در جامعه وجود دارد، آنها را از زمان و برنامه زمانی عقب می اندازد.

در جایی مطلبی می خوندم که چگونه افراد به صورت نا خود آگاه زمان را برای خود طولانی یا کوتاه می کنند.حتما" این تجربه برای شما پیش آمده است که در مواقعی که به شدت تحت فشار ناشی از موقعیت ناراحت کننده ای بوده اید،زمان بسیار کند سپری می شد.مثال دیگر را می توان در مورد مسابقات فوتبال ذکر کرد؛هنگامی که یک تیم با یک گل از حریف پیش است و بازی شرایط ویژه ای (همانند مسابقه فینال جام جهانی)را داشته باشد،زمان برای بازیکنان و طرفداران تیم برنده،به کندی و برای بازیکنان و طرفداران تیم بازنده به سرعت می گذرد.این تصور ناشی از شرایط ویژه ای است که برای افراد در حالتهای گوناگون رخ می دهد.ما می توانیم از این قضیه به نفع خود استفاده کنیم.

بنابراین می بینید که افراد نسبت به زمان دارای دیدگاههای مختلفی هستند.

-استفاده موثر از زمان  

 

برنامه ریزی دقیق و استفاده موثر از زمان نیاز به تغییر بعضی از عقاید محدود کننده و همچنین ترک بسیاری از عادتها دارد.خود من به شخصه بارها با این موضوع مواجه شدم که در ادارات افرادی که چند پوشه در دست داشته باشند و یا میز کارشان مملو از اسنادی باشد که ظاهرا" باید به آنها رسیدگی شود،بسیار مورد توجه مدیر قرار می گیرند.مدیر این تصور را دارد که فرد به طور مداوم به دنبال رفع و رجوع کردن کارهای در حوزه مسئولیت خود است.بالعکس فردی که کارش را به موقع انجام داده و همواره میز کارش مرتب است و کاری نا تمام ندارد،باعث این تصور در ذهن مدیر می شود که فرد اصلا" کار نکرده است.ممکن است این مسائل که من در اینجا ذکر می کنم تا حدودی غیر منطقی به نظر برسد،اما واقعیتی است که به شخصه با آن مواجهم.

آیا شما نیز اینگونه فکر می کنید؟آیا کسی که از صبح خودش را با تلفن و چند پرونده مشغول می کند،الزاما دارای کارایی بالاتری است؟شما به عنوان مدیران آینده هوشیار باشید تا دچار قضاوت غلط نشوید.

مورد دیگری که در اینجا به آن اشاره می کنم،تا حدود زیادی مساله را برای شما باز خواهد کرد.

من به شخصه همواره در پی این بودم که کارهای اداره را با دقت و با سرعت انجام دهم تا بتوانم از وقتهایی که به دست می آورم،نهایت استفاده را ببرم.اما این طرز کار مورد قبول سرپرست نیست؛چراکه ممکن است مدیر این برداشت را داشته باشد که تقسیم وظایف در آن بخش به درستی انجام نگرفته باشد و یا اینکه کار آن بخش کم بوده و باید تعدیل نیرو شود.از طرفی همکاران نیز زمانی که کار کم باشد سعی می کنند به نوعی کار را کش دهند تا زمان کاری سپری شود.به نظر شما این نگرشها و عقاید چه اثراتی را به دنبال خواهد داشت؟

آیا مدیری که به تمامی مسائل بخش خود رسیدگی می کند و از تفویض اختیار به درستی استفاده نمی کند،موفق خواهد بود؟

بنابراین شما به عنوان یک مدیر باید ابتدا عقاید و دید گاههای خود را در زمینه زمان اصلاح کنید و سپس این نگرش و طرز تفکر را در بخش خود نهادینه کنید.

 -استفاده موثر از زمان

حال سوال اینجاست که چگونه می توان استفاده موثری از زمان داشت؟برای این موضوع باید ابتدا اهداف خود را مشخص کرد.این اهداف شامل اهداف بلند مدت،میان مدت،کوتاه مدت می باشد.مهمترین نکته در هدفگذاری،تعیین زمان لازم برای رسیدن به آن هدف و تحقق آن است.ضمنا" می توان اهداف به دو دسته اهداف شخصی و کاری تقسیم کرد.باید بین این اهداف تعادل برقرار کرد.ضمنا" بررسی کرد که زمان در نظر گرفته شده برای تحقق هر یک از اهداف واقع بینانه است یا خیر؟

پس از این مر حله باید اهداف خود را اولویت بندی کرد.تحقق اهداف بلند مدت در گرو تحقق اهداف میان مدت وکوتاه مدت است.طبیعتا" تحقق اهداف کوتاه مدت مستلزم انجام کارهای کوچکتری است.از بین این کارها،آنهایی را که ضرورت زیادی در دستیابی به هدف کوتاه مدت دارند شناسایی کرده ومورد توجه قرارداده و کارهایی را که تاثیر زیادی در رسیدن به اهداف کوتاه مدت ندارند،از برنامه روزانه حذف می کنیم.ما می توانیم با بررسی یک روز کاری به این واقعیت مهم پی ببریم که چه مقدار از زمان ما صرف کارهای بی ارزش می شود که نقشی در رسیدن به اهداف ما ندارد.

در کتابی خوانده ام که باید وظایف روزمره خود را به سه دسته تقسیم کرد: 

الف-وظایف مهم و فوری  

ب-وظایفی که یا مهم هستند و یا فوری 

 ج-وظایفی که نه مهم هستند و نه فوری.

سپس وظایف بیهوده و بی ارزش را حذف کرده و در تخصیص زمان روی وظایف دسته الف تاکید می کنیم.در مورد وظایف دسته  ب و ج نیز بررسی می کنیم که می توان این وظایف را به دیگران تفویض کرد یا خیر.سپس به فهرستی از وظایف روزانه خواهید رسید که باید زمانبندی خاصی را بگیرید.

***چند نکته دیگر:

-پذیرفتن کار بیش از حد توان باعث ایجاد اضطراب در فرد می شود.بنابراین در باره توان خود و در مورد اینکه کاری را رد یا قبول کنید،واقع بین باشید.

-زمانی که صرف برنامه ریزی می کنید،به هدر نمی رود بلکه در دراز مدت موجب صرفه جویی در وقت می شود.

-توان خود را برای انجام کار در یک روز و همچنین برای تمام عمر تقسیم کنید.

-از فرصتهایی که آرامش زیادی در محیط برقرار است(همانند صبحها زمانیکه هنوز کسی نیامده و یا آخر وقت زمانی که همه رفته اند)می توان بهترین استفاده را برد.

-سعی کنید به برنامه و اهداف تان پایبند باشید و تا آنجا که ممکن است طبق برنامه عمل کنید.

-همواره زمانی را برای رسیدن به خود(هم از لحاظ جسمانی و هم از لحاظ روحی)قرار دهید.

-برنامه زمانی منعطفی داشته باشید.

-اگر فردی در زمانی غیر مناسب مزاحم شما شده و موجب عقب افتادن برنامه خواهد شد،عذر خواهی کرده و رسیدگی به مساله را به زمان دیگری موکول کنید(مثلا" زمانی که یکی از دوستان در موقع نا مناسبی با شما تماس می گیرد،از وی عذز خواهی کرده و به او بگویید که در اولین فرصت با او تماس خواهید گرفت).

- برای ارتقا کارایی سازمان،استفاده از ساعات کاری شناور را پیشنهاد کنید.

-تنظیم برنامه ها

برای ثبت بر نامه ها و یا کنترل کردن این موضوع که چه مقدار از برنامه ها انجام شده و اصولا" در کجا ی برنامه هستیم،از وسایل مختلفی می توان کمک گرفت.

معمولا" اکثر افراد از سررسید به عنوان وسیله ای برای ثبت برنامه های خود استفاده می کنند.با توجه به اینکه اکثر ما این تجربه را داریم در این زمینه زیاد بحث نخواهم کرد.اما امروزه با ابزار های جدیدتری مواجهیم که قابلیتهای زیادی را پیش روی ما قرار می دهد.انواع ارگنایزرها(تقویم الکترونیکی)،انواع پاکت پی سی ها،انواع پی دی ای ها و... از ابزار هایی هستند که قابلیتهای فراوانی را پیش روی ما قرار می دهند.

بهتر است علاوه بر برنامه ریزی کوتاه مدت و ثبت آن،در برگه ای جداگانه برنامه های میان مدت و بلند مدت خود را نیز بنویسید و عملکرد خود در برنامه های کوتاه مدت را با آن کنترل کنید(ببینید که آیا برنامه های کوتاه مدت همانطور که قبلا" فکر می کرده اید در جهت رسیدن به برنامه های بلند است و یا اگر تغیری در برنامه های بلند مدت داده شد بتوانید اثرات آن را بر برنامه های میان مدت و کوتاه مدت شناسایی کنید)اگر برگه ای که در آن برنامه بلند مدت خود را نوشته اید در اتاقتان به دیور نصب کنید تا هر روز صبح جلوی چشمانتان باشد،بسیار عالی است و شما را راغب می کند که برنامه های کوتاه مدت را پیگیری کنید.

-عدم آشفتگی در محیط=عملکرد بهتر=زمان کمتر

احتمالا" شما با نظام S5 آشنایی دارید.این نظام که توسط ژاپنیها مطرح شده است بر پایه پاکیزگی ،نظم،جمال و پرهیز از در هم ریختگی محیط کار و زندگی بنا شده است.

*پاکسازی(سی ری):شناسایی و جدا کردن اقلام غیرلازم و خارج نمودن آنها از محیط.

*نظم و ترتیب(سی تن):اقلام ضروری به گونه ای مرتب گردند که بر حسب ضرورت و دفعات استفاده٬ دسترسی به آنها سهل تر باشد.

*نظافت و پاکیزگی(سی سو):همه چیز تمیز و پاکیزه گردد و به عبارت دیگر کنترل تمیز بودن محیط

*حفظ و نگهداری(سی کتسو):جلو گیری از کثیف شدن و حفظ S3 قبلی

*انظباط(شیتسوکه):آموزش ساماندهی و نظم بخشی به کارکنان و هدایت آنها به منظور اجرای مستمر نظافت٬ نظم و تمیز نگه داشتن محیط.

خوب به نظر شما با رعایت پنج اصل ذکر شده نمی توان تا حدود زیادی زمانهای تلف شده را کاهش داد؟

انواع کارهایی که به این منظور انجام می گیرد از قبیل مرتب کردن میز کار٬ مرتب کردن فایلها٬ خارج کردن وسایل اضافی و دست و پا گیر از محیط٬ بایگانی مستمر و منظم مدارک و اسناد و یا سپردن این مسئولیت به شخصی دیگر٬ نحوه قرار گیری اتاق محل کار و همچنینی نحوه قرار گیری میز کار٬ نحوه قرار گیری وسایل مورد نیاز بر روی میز کار٬ برچسب گذاری(طبقه بندی کردن فایلها و پرونده ها) و ... با عث صرفه جویی در زمان می شود.

- گزینش اطلاعات

یکی از مسائلی که وقت زیادی را از کارکنان هر بخش و بخصوص از مدیریت آن می گیرد ٬ حجم اطلاعاتی است که به آن بخش و یا ساز مان وارد می شود.بعضی از این اطلاعات مهم و بسیاری دیگر پیش پا افتاده و غیر ضروری هستند.حتما" می دانید که اطلاعات باید در سازمان دسته بندی شوند و اطلاعات مربوط به هر بخش و هر سطح به موقع و در زمان مناسب و به شکلی مناسب در اختیار آن بخش قرار گیرد.شما به عنوان مدیر یک بخش یا سازمان نیز در معرض هجوم این اطلاعات هستید.آیا حجم زیاد اطلاعات خوب است یا بد؟این سوالی است که بار ها در کلاسهای دانشگاه مطرح شده است.از نظر بعضی افراد حجم زیاد اطلاعات نمی تواند خوب باشد چراکه موجب سر در گمی مدیر خواهد شدو تجزیه و تحلیل و نتیجه گیری را سخت خواهد نمود.اما به نظر من هر چه اطلاعات زیاد تر با شد٬ بهتر است.شاید بهتر باشد بگویم هر چه داده ها و اطلاعات بیشتر باشد بهتر است.اما لازم است نکته ای رعایت شود و آن اینکه واحدی را ایجاد کرده که مسئولیت بررسی اطلاعات و داده را بر عهده داشته باشند و آنها را دسته بندی و در اختیار سطوح و بخشهای مورد نظر از طرق مناسب قرار دهند.امروزه این وظیفه درسازمانها به عهده روابط عمومی ان سازمان و در بخشها به عهده واحد دفتر(دایره دفتر)آن بخش(اداره)می باشد.افرادی که در روابط عمومی سازمان مشغول می باشند باید دارای تخصص کافی در زمینه های مختلف فعا لیت سازمان باشند.ولی با این وجود باز هم در سازمانها اطلاعات یا به بعضی واحدها که باید برسد٬ نمی رسد و یا اینکه اطلاعات بی مورد به واحدهایی که به آن اطلاعات نیاز ندارند٬ ارسال می شود.

***نکات مهم:

-از منشی خود بخواهید که تماسهای تلفنی غیر کاری را به شما وصل نکند.همچنین از منشی خود بخواهید تا تماسهایی که مربوط به بخش خاصی (مثلا" مالی و یا اداری)می شود را به معاونتان در همان بخش وصل کند.(می دانید که بسیاری از ارباب رجوع با سلسله مراتب اداری آشنا نیستند).در این رابطه می توانید فهرستی از افرادی که مهم هستند(همانند رئیس و یا مشتریان مهم)را در اختیار منشی قرار دهید تا شخصا" به کار این افراد رسیدگی کنید.

-  سعی کنید اگر مطالبی را که می خواهید به زیر دستان خود بگویید از 15 دقیقه بیشتر نمی شود٬ به صورت ایستاده انجام دهید و از برگزاری جلسه اجتناب کنید.

-اطلاعات مهمی را که توسط روابط عمومی برای شما ارسال می شود٬ در پوشه ای بایگانی کنید.

-در عین اینکه با کارمندان جزء رابطه خوبی مبتنی بر احترام دارید اما اصل سلسله مراتب و تخصصی بودن واحدها را در سازمان جا بیندازید.

-بهتر است که از تلفن های مجهز به سیستم پاسخگویی(منشی تلفنی)در منزل استفاده کنید.

-نحوه خواندن و نوشتن

یکی از نکات مهمی که وقت زیادی را می گیرد مطالعه است.مطالعه گزارشها و یا اسناد اداری و به خصوص برای ما دانشجویان مطالعه مطالب درسی.در این زمینه توصیه های زیادی وجود دارد که اغلب با این توصیه ها آشنایی داریم.کلاسهای زیادی نیز در این زمینه ایجاد شده است همانند کلاس تند خوانی ... اما بهترین روش برای برای مطالعه همان گزینش و طبقه بندی مطالب و موضوعات است.نکاتی مانند خلاصه برداری و یا خط کشیدن ویا های لایت کردن مطالب نیز کمک فراوانی به شما خواهد کرد.برای مطالعه دروس لازم نیست که همواره کل درسها مرور شوند بلکه می توان به مطالبی که انتخاب شده مراجعه کرد و از این طریق زمان زیادی را صرفه جویی کرد.در این زمینه شما به اندازه کافی استاد هستید.

-مدیریت زمان در برگزاری جلسات

زمان زیادی از اوقات مدیران در جلسات سپری می شود.بسیاری از این جلسات به خصوص در ایران کم اثر و در بعضی موارد بی اثر است(به خصوص در سازمانهای دولتی)مدت زمان و تعداد دفعات این جلسات برای مدیران ارشد و یا مدیر عامل سازمان از این هم بیشتر است.یک مدیر عامل به طور متوسط نیمی از ساعات فعالیت خود را در جلسات سپری می کند.بنابراین توجه به جلسات امری است واجب به منظور مدیریت زمان.

- جلسات دو نفره

بسیار از جلساتی که مدیران برگزار می کنند برای اطلاع از وضعیت یکی از واحدهای تابعه و یا ارائه یکسری دستورالعملها به این واحدها تنظیم می شود.در این گونه جلسات مدیران واحدها به طور مجزا گزارشی از فعالیت واحد مربوط به خود را ارائه داده و مدیریت نیز راهنماییها و دستر العملهای لازم را ارئه می کند.

***نکات مهم:

    -زمانی که شما برای زیر دستتان دسترالعمل یا پیشنهادی ندارید و صرفا می خواهید وضعیت واحدها را پیگیری کنید بهتر است به جای برگزاری جلسه از مدیر آن بخش گزارشهای کوتاه مدت دوره ای در خواست کنید و تنها برای گوشزد کردن مطالب مهم و ارائه دستورالعملها این جلسات را برگزار کنید.

    -در جلسات دو نفره که شما به عنوان ما فوق در جلسه حضور دارید شما دارای انعطاف بیشتری برای اداره کردن جلسه هستید.بنابر این می توانید جلسه را هدایت کنید تا مطلبی را که می خواهید به نحو مناسب انتقال دهید.

    -به زیر درست خود به اندازه کافی وقت بدهید تا مطالبش را بیان کند و اگر در زمانی که برایش در نظر گرفته اید گزارشش تما م نشد جلسه دیگری را برای ادامه بحث در نظر بگیرید.

    -زمان جلسه را آنقدر طولانی نکنید که موجب خستگی طرفین شود.

    - از یکی از همکاران خود بخواهید در صورتی که جلسه طولانی شد به جلسه وارد شود تا بدین ترتیب جلسه خاتمه یابد.

    -در جلسات دونفره که شما به عنوان مدیر یک بخش به مافوق خود گزارش می دهید باید تا جایی که ممکن است از حاشیه رفتن خودداری کنید.سعی کنید موضوعات اصلی را به صورت روشن و در کمترین زمان ممکن بیان کنید.

    -در اینگونه جلسات دیگر شما انعطاف لازم برای اداره جلسه ندارید.بنابراین صبور باشید.

بسیاری از جلسات به خطر مواردی خاصی تشکیل می شود همانند مصاحبه استخدامی و همچنین ارزیابی کار کنان و...

- در این جلسات موضوعات مهم را از قبل مشخص کنید.

- زمانی را که برای جلسه در نظر گرفته اید به طرف مقابل بگویید.

-انتظارات را از برگزاری جلسه بگویید.

- سعی کنید در این گونه جلسات بیشتر شنونده باشید.

-جلسات بزرگ

ناکت مهم در برگزاری این جلسات(همانند جلساتی که با مدیران بخشهای زیر نظر خود دارید)از این قرارند:

-نقش و هدف افراد شرکت کننده در جلسه را از قبل به اطلاع آنها برسانید.

-دستور جلسه و موضوعاتی که در جلسه مطرح خواهند شد را از قبل به اطلاع برسانید.

-موضوعات مفصل را در ابتدای دستور جلسه قرار ندهید چراکه ممکن بحث در این موارد به درازا بینجامد و فرصت برای مطرح کردن سایر موارد نباشد.

- اجزه ندهید افراد با سخنرانیها ی طولانی و بی مورد ویا مرور مطالب مطرح شده زمان جلسه را تلف کنند(شما به عنوان مسئول جلسه باید به دقت به این نکات توجه کنید)

-تاکید کنید که همه افراد سر موقع در جلسه حاضر شوند.

-تفویض اثر بخش کارها و مسئولیتها

یکی از مهمترین مسائلی که در دروس مدیریتی در دانشگاه به آن پرداخته می شود٬ تفویض اختیار است.هنری که افراط و تفریط در آن موجب از دست دادن عنان سازمان است.فرآیند دستیابی به نتیجه از طریق کوششهای دیگران را تفویض اختیار می گویند.

فرآیند تفویض اختیار عبارت است از:

1-اختصاص دادن وظایف

2-تفویض کردن اختیار مناسب با مسئولیتها

3-تدوین استانداردهای آن وظایف با کمک کارکنان

4-پیگیری و نظارت

مدیر باید مسائل زیر را در زمان تفویض اختیار مد نظر داشته باشد:

1-مسئولیتها روشن و واضح و مکتوب باشد.

2-ارزیابی دوره ای عملکرد انجام شود.

3-از تواناییها و صلاحیتها و انگیزش و محدودیتهای زیر دستان آگاهی داشته باشد.

خطراتی که تفویض اختیار ممکن است به همراه داشته باشد:

1-از دست دادن کنترل

2-احتمال از دست دادن شغل و تفویض اختیار معکوس

3-زمانی که زیر دست نتواند از عهده مسئولیت بر آید و به مدیر مراجعه می کند و در نتیجه مدیر مسئولیتی را که تفویض کرده بود٬ خود انجام می دهد.

نکات:

-انعطاف پذیر باشید.

-مسئولیت کار تفویض شده در نهایت به عهده شماست.

-در تقدیر از کار خوب سخاوتمند باشید و در سرزنش کردن ملایمت نشان دهید.

-برای نظارت بهتر چک لیستی از فرآیند انجام کار تهیه کنید.

-برای انجام کارهایی که به دیگران تفویض می کنید ضرب الاجل واقع بینانه و دقیقی تعیین کنید.

-تفویض اختیار به معنای انتقال تام پروژه نمی باشد،بلکه به معنای انتقال مسئولیت است.

-برنامه ریزی برای اوقات فراغت

یکی از نکاتی که در مدیریت زمان باید به آن توجه کنید،اختصاص دادن زمانی برای اوقات فراغت است.سعی کنید با استفاده از تقویم دو یا سه بار در سال مرخصیهای 4 یا 5 روزه بگیرید.چیزی که متاسفانه در ایران مشاهده می کنم افراط و تفریط در این زمینه است.متاسفانه عده ای(مثل پدر خودم)اصلا" از مرخصی استفاده نمی کنند و عده ای دیگر حتی مرخصی با مانده منفی دارند.تا جایی که سازمان به شما اختیار داده می توانید از مرخصیهای استحقاقی خود استفاده کنید(این مرخصیها استحقاقی است یعنی حق شماست).

سعی کنید در طول روز نیز زمانی را به انجام کارهایی که دوست دارید بپردازید.و در نهایت روزانه زمانی را صرف فرزندان و بخصوص همسر خود کنید.(من که مجردم همه این زمان رو صرف خودم می کنم).

***نکات:

1-از رفتن به مرخصی احساس گناه نکنید.مطمئن باشید اگر در فواصل معین به مرخصی بروید،کار خود را بهتر و با رغبت بیشتری انجام خواهید داد.

2-در طول روز و بین کار چند دقیقه به خود استراحت دهید(در این زمینه در ایران نیاز به برنامه ریزی نیست چون متاسفانه اوقات تلف شده زیاد است).

3-در مرخصیها به هیچ وجه کار نکنید و به مسائل کاری فکر نکنید.

4-ورزش را فراموش نکنید.

5-مرخصی ها فر صت خوبی برای تفویض اختیار است.

خوب امیدوارم که خسته نشده باشید و امید وارم که مطالب مورد استفاده شما قرار بگیرد.  

نویسنده :مجتبی فروتن 

نظرتان را  "حتما" در قسمت نظرات برای ما بگذارید

(((با آرزوی موفقیت برای شما مدیران عزیز)))