چگونه مذاکره کنیم؟

چگونه مذاکره کنیم؟

همانطور که می‌دانید انجمن علمی مدیریت در روز دوشنبه 25 آبان ماه از جناب آقای محمد حسین غوثی یکی از مدیران برجسته و اساتید بنام در زمینه اصول و فنون مذاکره دعوت به عمل آمد تا بخشی از تجربیات خود را در اختیار دانشجویان قرار دهند.  

در آن جلسه بنا به انتخاب شرکت‌کنندگان، آقای غوثی بخشی از تجربیات خود را در زمینه مذاکره و اصول و فنون آن در اختیار دانشجویان قرار دادند.

در زیر خلاصه‌ای از سخنان ایشان را می‌خوانید.

امروزه مردم به طور روزافزونی مجبوربه کنش متقابل و مذاکره هستند. مذاکره فنی است که بایستی آن را آموزش دید شما چه به عنوان یک مدیر و چه به عنوان یک تاجر یا هر شخص دیگری بایستی بر مهارت های خود در زمینه ی مذاکره بیفزایید و آن ها را به‌روز کنید حتی اگر تجربیات شما در این زمینه بسیار زیاد باشد. متأسفانه خیلی از مدیران اجرایی ما فعالیت های آکادمیک انجام نداده اند یعنی نمی توانند به صورت علمی صحبت کنند و خیلی از اساتید ما نیز فعالیت اجرایی نکرده اند. در اینجا فن مذاکره که تلفیقی از مباحث اجرایی و آکادمیک است، به کمک می آید تا به حل این مشکلات کمک کند. در این گزارش سعی بر این است که به طور خلاصه به فنون مذاکره پرداخته شود.

تعریف مذاکره:

مذاکره فرایند گفتگو محور است که در مورد یک موضوع مشخص برای رسیدن به هدف از طریق فرایند توافق انجام می شود، به شرطی که منافع طرفین مذاکره را در بر داشته باشد و در نهایت ایجاد سینرژی (هم‌افزایی) کند. در تعریف مذاکره شش کلید واژه وجود دارد، که به بررسی هر یک می‌پردازیم.

فرایند مذاکره:

مجموعه فعالیت هایی است که ورودی را تبدیل به خروجی می کند. در علم مدیریت این ورودی‌ها می‌توانند اطلاعاتی در مورد بازار- مشتری- رقبا- صورت های مالی- آمار و ... باشد. اگر این ورودی‌ها درست طراحی نشده باشد، نمی توانید خروجی خوبی انتظار داشته باشید. در مذاکره تمام اطلاعات اولیه و خوبی که می توان از طرف مقابل به دست آورد به عنوان ورودی تلقی می شود، اطلاعاتی مانند جنسیت، سن، تحصیلات و ... در واقع اگر قبل از مذاکره اطلاعات و شناخت کافی نداشته باشید، هر چقدر که مذاکره کننده‌ای حرفه‌ای باشید، احتمال رسیدن به نتیجه بسیار کم است. باید بدانید که کارهای تصادفی را به همراه خواهد داشت.

موضوع مذاکره:

در مذاکره بایستی قدرت ماندن بر روی یک موضوع را داشته باشید. گاهی، افراد با زیرکی، موضوع مورد بحث را به آرامی تغییر می‌دهند تا به آن موضوع پرداخته نشود. شما به عنوان یک مذاکره کننده بایستی در این زمینه هشیار باشید. چرا که این، یکی از تکنیک‌های مذاکره است.

هدف مذاکره:

در مذاکره،داشتن هدف، موضوع بسیار مهمی است. اگر مذاکره کنندگان هدفی نداشته باشند، مذاکره به نتیجه‌ای نمی رسد. آیا هدف کسب اطلاعات است؟ آیا قرار است به توافق برسیم؟ آیا می‌خواهیم تخفیف بگیریم؟ و ...

توافق در مذاکره:

در مذاکره باید طرف مقابل خود را از طریق ایجاد اعتماد، متقاعد کنید و این ایجاد اعتماد به معنای دوست داشته شدن از جانب طرف مقابل نیست. ایجاد اعتماد کردن در مذاکره فراتر و مهم تر از دوست داشته شدن است و مذاکره‌ای به خوبی انجام می‌گیرد که طرفین به توافق برسند.

منافع در مذاکره:

مذاکره‌ای موفق است که منافع هر دو طرف تأمین شود و اگر در مذاکره‌ای صرفاً منافع یکی از طرفین تأمین شود، این مذاکره اصولی نخواهد بود. چون ویژگی مذاکره اصولی این است که منافع به طور نسبی تأمین گردد.

سینرژی در مذاکره:

سینرژی در مذاکره زمانی اتفاق می افتد که برخی افراد، ایده هایی در ذهن دارند و در مورد آن‌ها با یکدیگر به مذاکره می پردازند. ایده‌های جدید از طریق برخورد ایده‌های افراد با هم (تقابل و تفاهم بر روی بهترین ایده‌ها) به وجود می‌آید. لذا این مذاکرات به گونه‌ای است که ایجاد سینرژی می‌کند.

انواع مذاکره:

1. مذاکره ی خوب

2. مذاکره ی بد

اگر بدانیم مذاکره‌ی بد، چه مذاکره ایست، هر آن‌چه غیر از آن، مذاکره‌ی خوب محسوب می شود.

انواع مذاکره‌ی بد:

1. مبتنی بر موضع گیری

2. مذاکره سخت

3. مذاکره نرم

مذاکره مبتنی بر موضع گیری

مذاکره ایست که در آن افراد با یک پیش زمینه قبلی با هم مواجه می شوند و به هیچ وجه از موضع خود کوتاه نمی آیند. هر دو بر نظر خود سرسختانه پافشاری می کنند و هیچ یک، حاضر به قبول سخنان طرف مقابل نیستند. این نوع مذاکرات به بن بست می رسد و شما به عنوان یک مذاکره کننده‌ی حرفه ای باید شرایط ادامه مذاکره را به نحوی فراهم کنید که مذاکره به بن‌بست نرسد. چرا که رساندن مذاکره به بن بست مسلماً هنر نیست و برای رسیدن به توافق دوطرفه باید حداکثر تلاشتان را کنید. نکته‌ای که در این زمینه باید به آن توجه کرد این است که درصد بالایی از مذاکرات مردم مبتنی بر موضع گیری است.

مذاکره ی سخت:

مذاکره ای است که یکی از طرفین مذاکره به دلیل قرار گرفتن در جایگاه قدرت و موقعیت خاص می‌تواند نظر خود را به راحتی به طرف مقابلش تحمیل کند. این نوع مذاکرات یک طرفه است و منافع فردی که در جایگاه ضعف قرار دارد، تأمین نخواهد شد. این افراد بایستی در بلند مدت موقعیت خود را بهبود بخشند و زمانی به مذاکره بپردازند که توانایی و شرایط گرفتن امتیاز را داشته باشند و خود را به جایگاه طرف مقابلش برساند.

مذاکره ی نرم:

مذاکراتی هستند که فرد مذاکره کننده هر امتیازی که طرف مقابلش می خواهد، به او می دهد تا وی را متقاعد نماید. این نوع مذاکره ها را اصولاً افرادی که اعتماد به نفس پایینی دارند انجام می دهند. توجه کنید که در مذاکره شما مجاز به دادن امتیاز نیستید.

ویژگی های مذاکره خوب:

مذاکره‌ی خوب چهار اصل دارد:

1. در مذاکرات روابط انسانی ‌را ترویج کنید نه روابط دوستانه،

2. به منافع فکر کنید و نه به مواضع (گریز از موضع گیری)،

3. استفاده از معیارهای عینی به جای معیارهای ذهنی،

4. در مذاکرات چندین راه حل داشته باشید.

هرگز با داشتن یک راه حل بر سر میز مذاکره نروید و با داشتن چندین راه حل آن‌ها را به صورت متوالی و پشت سر هم استفاده نکنید. در ارائه راه حل‌ها ابتدا باید از قوی‌ترین راه حل خود شروع کنید، چون احتمال برد شما بیشترخواهد بود. ولی در دادن امتیاز به طرف مقابل از ضعیف ترین آن شروع کنید. هنگامی که خواستید به راه حل های طرف مقابلتان حمله کنید، به ضعیف ترین آن ها حمله کنید.

پنج اصل نفوذ در دیگران:

1. اصل شباهت

این اصل بیانگر این است که هر چقدر افراد دارای ویژگی های مشترک بیشتری باشند، راحت تر با یکدیگر مذاکره می کنند. بنابراین برای این‌که بخواهید مذاکره‌ی خوبی داشته باشید و در دیگران نفوذ پیدا کنید، سعی در کشف ویژگی‌های مشترک خودتان با طرف مقابل داشته باشید. البته این نقاط مشترک باید به صورت واقعی باشد تا تأثیرگذار باشد.

2. اصل اعتماد

مردم اصولاً به افرادی اعتماد می کنند که توانایی انجام کار مورد نظر را داشته باشد. اگر در یک زمینه‌ای خاص توانمندی داشتید، سعی در ارائه‌ی آن نمایید و خاص بودن خود را در آن زمینه بیان کنید تا اعتماد طرف مقابل را جلب کنید.

3. اصل رفتار متقابل

مردم در مقابل رفتار‌ شما، واکنش متقابل نشان می دهند و رفتار شما روی رفتار طرف مقابل تأثیر می‌گذارد. بنابراین اگر انتظار دارید که رفتار خاصی از طرف مقابل سر بزند، خودتان این رفتار را داشته باشید. هنگامی که شما به دیگران لبخند می‌زنید یا با عصبانیت با دیگران برخورد می کنید، طرف مقابل نیر این رفتارها را با شما خواهد داشت.

4. اصل کمیابی

تفاوت از طریق تمایز ایجاد می‌شود، ولی هر تفاوتی هم تمایز ایجاد نمی‌کند. در مذاکره باید ویژگی های برجسته خود را متمایز کنید تا از این طریق نشان دهید که افرادی به مانند شما کمیاب هستند. افراد معمولاً به فرصت‌هایی که از دست می‌دهند بیشتر فکر می‌کنند تا فرصت‌هایی که بدست آوردند. می‌توان از این ویژگی افراد هم در مذاکرات استفاده کرد.

5. اصل اثبات اجتماعی

در بعضی مواقع فرد نمی‌تواند حرف خود را اثبات کند، لذا از واقعیات موجود در اجتماع برای اثبات حرف خود استفاده می‌کند. توجه کنید که همیشه نمی‌توان از این اصل استفاده کرد و کاربردش محدود است.

نوشته شده توسط: فهیمه سلامتی